Entamée en 2018, la dématérialisation des marchés publics est, dans sa mise en œuvre, encore inégale. Éclairage et conseils pour être à jour. 😃 

Depuis le 1er octobre 2018, la dématérialisation est obligatoire pour tous les marchés publics dont la valeur estimée est supérieure à 40 000 € HT. Acheteurs comme entreprises soumissionnaires doivent par conséquent utiliser une plateforme en ligne appelée, le profil d’acheteur.

Dématérialisation marchés publics

Des avantages certains….

Cet outil numérique présente plusieurs avantages  pour répondre aux marchés publics, à commencer par la sécurisation des données transmises.

✧L’acheteur y dépose tous les documents relatifs au marché, le DCE dont le règlement de consultation.

✶ Vous pouvez donc y consulter toutes les informations nécessaires pour construire votre réponse. Et cela, à tout moment !

✧Vous déposez votre CANDIDATURE et votre OFFRE sur le profil d’acheteur.

✶ Un gain de temps précieux puisque vous n’avez plus à vous déplacer pour déposer votre dossier, ni à l’envoyer par courrier.

✶Une économie financière puisque vous n’avez plus de frais postaux, ni de coûts d’impression. Sans parler du bénéfice pour la planète !

✧Vous pouvez échanger directement avec l’acheteur, via une véritable messagerie électronique interactive et sécurisée.

Posez toutes vos questions, l’acheteur y répondra de la même manière.

✶ Un outil très précieux pour affiner votre réponse.

✶ Un espace d’échanges pour réceptionner et émettre les courriers de votre entreprise relatifs au marché en cours, réceptionner la notification lorsque vous remportez le marché, ou encore déposer des attestations récurrentes…

✶ Disponible 24h/24, 7j/7 et ouvert tout au long de la durée du contrat.

 … Et des inconvénients !

Cette transmission électronique a ses revers.

➛Le délai de réponse s’est drastiquement réduit. Vous avez aujourd’hui entre 15 et 50 jours pour répondre. La réactivité et l’organisation sont de mise.

C’est pourquoi, comme nous vous l’avions précédemment conseillé dans un article dédié au mémoire technique, il est important de préparer vos documents en amont et de les mettre à jour régulièrement sur un espace de stockage dédié.

➛Certains vous parleront d’un coffre-fort prévu sur les plateformes en ligne à cet effet. Sur le principe, ce peut être une bonne option, si les marchés auxquels vous répondez sont publiés toujours sur le même profil d’acheteur.

Ce qui est rarement le cas puisque un nombre important de profils acheteurs existent. Néanmoins, vous comprendrez que si vous devez interagir avec plusieurs profils d’acheteur, vous devrez mettre à jour plusieurs coffres forts. Une perte de temps et une source d’oublis possibles.

C’est pourquoi, avoir vos documents mis à jour, sur votre ordinateur ou disque dur externe, nous semble la meilleure option.

Et la signature électronique, dans tout cela ?

Le Code de la commande publique 2019 prévoit l’utilisation d’une signature électronique.

✧Elle est, encore aujourd’hui, rarement utilisée lors du dépôt de l’offre, à moins que l’acheteur ne le souhaite et le précise dans le règlement de consultation.

Dans ce cas, vous devez bien sûr respecter cette exigence, en transmettant les documents signés via le profil de l’acheteur.

✧La signature électronique est le plus souvent demandée à l’attributaire lors de la signature du marché ; même si dans certains cas, l’acheteur indique que l’offre électronique retenue sera transformée en offre papier pour donner lieu à la signature manuscrite de l’accord-cadre par les parties.

Lorsque la signature électronique est nécessaire, la notification au titulaire se fait par l’envoi dématérialisé d’une copie du contrat signé par l’acheteur public.

Pour la signer, vous devez obtenir un CSE (certificat de signature électronique) dont le niveau de sécurité requis est le niveau (**) du RGS. Son obtention peut prendre plusieurs jours selon les prestataires.

Sachez que le CSE, valable pour une durée de 1 à 3 ans, est nominatif. Il est délivré, via une clé USB, à une personne autorisée à engager l’entreprise, et en aucun cas, au nom de la société.

A savoir ! La signature électronique fonctionne comme une carte bancaire avec un code à quatre chiffres pour l’authentifier. C’est pourquoi, il est nécessaire de bien choisir son détendeur dans l’entreprise.

A noter 🖊️ Attention si vous avez l’habitude de répondre en groupement, sachez que chaque entreprise doit détenir une signature électronique !

Notre avis💡 Nous vous conseillons de passer par ChamberSign pour obtenir votre CSE. Il nous semble être l’un des plus simples d’installation, rapides d’obtention et raisonnables en termes de coûts.

Il répond au niveau de sécurité requis du RGS et vous permet également de signer les factures dématérialisées (une exigence réglementaire repoussée au 1er septembre 2026). En mettant en place les outils nécessaires, vous serez parés à toute éventualité.

L’ère du 4.0 est en marche.
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