Anticiper, se préparer, bien exécuter, être proactif et entretenir le lien avec l’acheteur. Voilà qui peut résumer les clés d’un marché serein pour vous et vos équipes. Quelques conseils simples vous aideront à être apprécié de vos interlocuteurs et en bonne place pour une potentielle reconduction, qui sait !

Remporter un marché est une première victoire, le conserver en est une autre ! A commencer par une raison simple : l’acheteur public dispose du droit, sous certaines conditions, de le résilier unilatéralement pour un motif d’intérêt général. Alors mieux vaut être au top dès le début !

Les clés des marchés publics

👉 Comment se donner les chances de poursuivre le marché ? Tout simplement en mettant tout en œuvre pour bien le démarrer et l’entretenir. Et pour cela, il est nécessaire de :

1/ Prévoir une réunion de lancement.

2/ Avoir une relation suivie et proactive avec l’acheteur tout au long du contrat.

La réunion de lancement, un point de départ qui donne le ton

Vous avez reçu le courrier d’attribution, vous allez donc recevoir la notification qui entérine le contrat. Attention, à ne jamais démarrer un marché sans avoir reçu ce document signé. En revanche, avant sa réception, il est fortement conseillé de fixer rapidement une date pour la réunion de lancement.

Ce rendez-vous est crucial car il permet de faire le point sur :

📍Les interlocuteurs du client et de votre entreprise et valider leurs coordonnées.

📍Les points clés de l’organisation, les exigences et les contraintes inhérentes à la nature du marché.

📍L’identification et la validation des documents comme des données exigibles par le client qui lui seront communiqués.

📍Le planning de déploiement, et l’ajuster si nécessaire.

Cette rencontre permet également d’anticiper les potentielles difficultés et de faire connaissance avec l’acheteur, ce qui facilitera grandement vos échanges tout au long du contrat.

Cet aspect est fondamental car rappelez-vous : l’acheteur est le décisionnaire.  Par conséquent, il sera le destinataire de la révision tarifaire. Le rencontrer dès le début facilitera la relation comme toutes les discussions.

N’est-il pas plus agréable, dans un contrat quel qu’il soit, de mettre un visage sur un interlocuteur. La confiance se crée alors plus vite ! Ce qui vaut pour vous, vaut pour lui.

🎯Bien préparer la réunion de lancement commence par relire l’offre financière et le mémoire technique rédigé.

Durant le rendez-vous, il est nécessaire d’être bien attentif afin d’être en capacité de poser les bonnes questions et répondre aux interrogations des interlocuteurs pour prévenir de potentiels problèmes.

Cette réunion marque le début de la collaboration et elle est le fil conducteur de la prestation. Elle va faciliter votre relation avec l’acheteur. En rédiger un compte-rendu, validé par les deux parties, est un atout qui sera apprécié par tous les intervenants et interlocuteurs. Ils pourront s’y référer à tout moment.

Crucial pour le bon fonctionnement du marché et le renouvellement, ce rendez-vous de début de contrat n’est pas la seule clé pour un marché serein.

Veiller à la bonne marche du projet

 Pour s’assurer du bon déroulement de la prestation et entretenir une relation de confiance avec l’acheteur, quelques points sont à considérer.

❶ La première chose est bien entendu de mettre en place les moyens matériels et techniques, les équipes et l’organisation nécessaires, comme prévu dans votre réponse à l’appel d’offres.

❷ Pour cela, il est nécessaire de prévoir, juste après la réunion de lancement et donc avant le démarrage du marché, une réunion en interne avec toutes les personnes qui vont contribuer à la prestation, afin de :

• Leur présenter le marché, le cahier des charges et ses spécificités.
• Mettre en place l’organisation adéquate.
• Répartir les missions de chacun.
• Planifier le déploiement, les prestations et les réunions.
• Faire le point sur ce qui a été évoqué lors de la réunion de lancement et des ajustements pouvant être nécessaires.

Ainsi, vous pourrez anticiper les problèmes, informer tous les services concernés, revoir toutes les modalités d’exécution du contrat, et établir un rétroplanning pour chacun, afin de garantir les délais d’exécution.

❸ Comme évoqué plus haut, il est fondamental de maintenir le lien avec l’acheteur tout au long du contrat. Et cela en faisant des points réguliers, en particulier sur la première année. Nous vous conseillons de prévoir ces points d’étapes à 1 mois, à 3 mois, à 6 mois, et bien sûr à la fin de la première année ; puis régulièrement, par exemple tous les trimestres ou semestres. La confiance s’en verra renforcée et la relation plus fluide pour tous.

❹ Pour faciliter les échanges avec l’acheteur de même qu’entre vos équipes intervenant sur la prestation, il est crucial de prévoir un contact unique chez vous. Il sera le pilote de la mission et pourra ainsi centraliser toutes les demandes et informations. Il sera le garant du bon suivi et du déroulement des opérations. Sa vision globale du marché en fait un véritable chef d’orchestre !

❺ Si des couacs surviennent durant le marché, pas de panique cela arrive même aux meilleurs. L’important est d’en parler  tout de suite à l’acheteur et proposer une solution. Il saura apprécier votre honnêteté et votre capacité à réagir pour la bonne marche du projet.  L’avoir rencontré lors de la réunion de lancement revêt là toute son importance !

 😃 Avec tous ces conseils, vous êtes armé pour bien démarrer. Un autre point qui sera apprécié : le plan de progrès. Plusieurs cas de figure se présentent. Nous levons le voile dans un prochain article, mais sachez dès à présent qu’il montrera à l’acheteur votre capacité à upgrader votre prestation. Alors pensez-y !

🤩Vous avez toutes les cartes en mains pour vous assurer la bonne marche du contrat et vous offrir toutes les chances de le poursuivre.

▶️ Néanmoins si vous avez besoin de conseils complémentaires ou bien envie d’être accompagné, contactez-nous