Vous avez répondu à une consultation de marché public et vous vous demandez que faire maintenant. Attendre patiemment n’est pas la seule solution. Vous pouvez vous enquérir de la date à laquelle la décision sera prise, pour éviter de trop cogiter et laisser vos ongles tranquilles. 😃

Après avoir répondu à un appel d’offres, la patience est de mise. Néanmoins plusieurs options s’offrent à vous selon les informations dont vous disposez.

L’après réponse à un appel d’offres

🟢Vous connaissez la date à laquelle la décision sera prise puisque sur certains marchés, elle est précisée dans le règlement de consultation, de même que le déroulement de la sélection du ou des prestataires. Vous pouvez alors la noter dans votre agenda pour être vigilant le moment venu et d’ici là vous concentrer sur vos missions en cours.

A noter !  Sachez qu’après la sélection, l’acheteur envoie souvent les lettres de rejet en premier, et onze jours plus tard, les courriers d’attribution. Donc, si vous ne recevez aucun courrier après la date inscrite dans votre agenda, vous pouvez mettre le champagne au frais !

🔴Vous ne savez pas précisément quand l’arbitrage sera fait. Pas de panique.

• Soit vous estimez la période. Comment ? La date de démarrage du contrat ou la date de notification est indiquée dans le règlement de consultation. Dans ce cas, la décision est souvent prise au moins un mois avant.
• Soit vous contactez le service de marché, en appelant directement la collectivité, ou bien et uniquement en procédure adaptée, l’acheteur si vous le connaissez. Vous pourrez ainsi obtenir la date de la sélection des candidats.

🟡 Dans tous les cas, le délai de validité des offres, obligatoirement renseigné dans le règlement de consultation, fixe la date butoir à laquelle le prestataire doit être choisi.

Pendant cette durée, à compter de la date limite de remise des offres, les candidats maintiennent leur offre. Au-delà de cette date, si aucun prestataire n’est sélectionné, l’acheteur public doit demander l’autorisation à tous les soumissionnaires de prolonger cette durée.

 Par exemple, si la date de remise du marché est fixée au 3 juin, et que la durée de validité est de 120 jours – ce qui nous amène au  3 octobre –  la veille, soit le 2 octobre, le prestataire devra être connu.

A savoir ! Dans le cadre d’une procédure formalisée et dématérialisée, un délai de 11 jours doit être respecté entre l’envoi des courriers de rejet et la signature du marché. Et ce, pour laisser le temps à un ou plusieurs candidats de lancer un référé précontractuel (droit ouvert pour prévenir une passation litigieuse d’un contrat)  afin de contester la décision, s’ils le jugent nécessaire.

Dans le cas d’une procédure adaptée (Mapa), aucun délai n’est prévu, excepté si cela est spécifié dans les documents contractuels.

Une négociation possible, autant s’y préparer

Si une négociation est prévue dans le règlement de consultation, vous en connaîtrez  les modalités et le nombre de candidats concernés. Sur ce point, deux options sont possibles :

• soit tous les candidats sont engagés,
• soit un nombre restreint. Il est alors précisé.

Avoir cette information permet de mieux se préparer à la soutenance de votre offre. La concurrence n’est pas la même si vous n’avez que trois candidats en lice avec vous, ou bien tous les soumissionnaires !

Quels aspects peuvent faire l’objet d’une négociation ? Ce peut être l’offre financière, les moyens mis en œuvre,  la méthodologie d’exécution du marché, ou encore des sujets comme la démarche environnementale.  Comme précédemment, vous avez le temps d’y réfléchir. Soyez confiant et anticipez.

 A savoir ! Toutes les réponses aux points de la négociation sont généralement à formaliser par courrier. Il est rare, mais possible, que l’acheteur souhaite rencontrer les candidats pour cette phase de négociation.

Pas de stress, vous pourrez vous y préparer à l’avance puisque vous avez connaissance de toutes les modalités, dans le règlement de consultation.

Retenu ou pas retenu, que faire ?

Négociation ou pas, l’heure est arrivée de la décision de l’acheteur.

🟢Si vous remportez le marché, sachez que plusieurs semaines peuvent s’écouler, de la réception de la lettre d’attribution à la notification.

Différents documents sont à fournir, comme les attestations fiscales et sociales ou le Kbis. Si vous les avez déjà transmis lors de la remise de l’offre, le délai avant la signature de la notification s’en trouvera réduit puisque l’acheteur n’aura pas à vous les réclamer.

Dans le cas contraire, vous l’aurez compris, le commanditaire ayant besoin de réunir toutes les pièces et de les étudier, la date de signature n’en sera que plus retardée.

Conseil du jour ! Sauf mention contraire dans le dossier de consultation, mieux vaut remettre les documents dès la réponse à la consultation du marché public. Plus votre dossier sera complet, plus vous rassurerez l’acheteur. Un gage de sérieux qui fera la différence ! Autant mettre toutes les chances de son côté.

Attention ! Ne débutez jamais un contrat sans avoir la notification signée par la collectivité ! Sinon vous êtes hors marché. Si l’organisme payeur n’est pas d’accord, vous pourriez ne pas être payé. En résumé, un marché = une notification, et tout peut commencer, sinon mieux vaut attendre !

🔴Bien sûr, on ne gagne pas à tous les coups. Alors, si vous n’êtes pas sélectionné pour ce marché, ce n’est pas un drame. Rebondissez en demandant le Rapport d’Analyse des Offres (RAO). Il vous permettra de déterminer les critères sur lesquels vous avez obtenu les notes les plus basses. Vous pourrez donc les améliorer pour le prochain appel d’offres.

A savoir ! Le RAO ne peut être envoyé que 15 jours après la signature du contrat avec l’attributaire.

Nous consacrerons un article sur ce précieux document très prochainement.

Une réunion de lancement pour anticiper

Préalable au démarrage du  marché, une réunion de lancement est à programmer, avant la signature de la notification. Et ce, dès l’avis d’attribution. Généralement un contact est précisé dans le courrier d’attribution, alors appelez le rapidement et fixez la date ensemble. Cette rencontre permet de passer en revue avec l’acheteur le contrat et ses modalités opérationnelles, organisationnelles et fonctionnelles.

L’occasion pour vous d’anticiper au mieux votre organisation et vérifier que tout est en place le jour J, que ce soit au niveau de l’équipe qui va être déployée sur le marché que des moyens techniques nécessaires.

Checkez que tout est ok pour mieux dormir et pour travailler dans les meilleures conditions. 🙂

Et après la signature ?

Vous êtes prêt et la signature est entérinée. Le contrat peut débuter. Pensez à demain et au renouvellement du marché. La première année est décisive !

Vous devez bien sûr respecter ce que vous avez écrit dans votre mémoire technique. Votre objectif est non seulement de remplir correctement ce contrat, mais également de satisfaire au mieux l’acheteur pour espérer renouveler l’exercice.

Bien entendu des couacs peuvent survenir durant un marché. Rencontrer des difficultés est humain ; régler les problèmes fera la différence. A vous de les lever rapidement et trouver des solutions adéquates.

Pour faciliter les relations avec l’acheteur, pensez à déclarer un interlocuteur dédié au marché pour répondre rapidement à toutes ses éventuelles questions durant l’exécution de la prestation. La relation avec l’acheteur public est capitale, tout au long du contrat.

Conseil ! Prévoyez des revues de contrat sur toute la durée du marché. La relation n’en sera que plus fluide pour tous les partis.

Misez sur la confiance et le dialogue pour vous donner toutes les chances pour le renouvellement du marché.

📣Si vous avez besoin d’être accompagné, AO-C est là pour vous guider pas à pas et vous donner les clés de la réussite.