Pour candidater à un marché public et optimiser ses chances de réussite, construire un solide mémoire technique est indispensable. Il a pour vocation d’apporter des réponses aux exigences du cahier des charges. Il est votre ambassadeur auprès de l’acheteur pour le convaincre de la cohérence et de la qualité de votre proposition. Alors, voici quelques premiers conseils à suivre.

Pour remporter un marché, il faut obtenir la meilleure note sur les critères de sélection. Aujourd’hui, les critères techniques, contenus dans le règlement de consultation, prévalent souvent sur le prix.  C’est pourquoi le mémoire technique est la pièce maîtresse de votre candidature.

Vous pouvez le rédiger à chaque nouveau marché, ou bien, préparer en amont un mémoire technique de référence (voir encadré en fin de page) qui vous servira à chaque réponse. Ainsi vous gagnez du temps et êtes plus efficace, précis et exhaustif.

Mémoire technique appel d’offres

Cadre de réponse imposé ou libre !

 A chaque marché, sa procédure de réponse. L’acheteur peut demander à suivre un Cadre de Réponse Technique (CRT), ou bien un plan, ou encore vous laissez libre.

• Un CRT. Fourni dans le dossier de consultation, le CRT peut se présenter sous la forme d’un formulaire, ou d’un fichier Word ou Excel. Dans tous les cas, il est à remplir strictement comme indiqué. Répondez point par point aux questions et suivez scrupuleusement les instructions demandées comme le nombre de pages maximal, le renvoi à des annexes, ou encore la police imposée et même le corps (taille) de celle-ci.
• Un plan. Dans ce cas, veillez à bien le respecter en reprenant les intitulés des chapitres, mot pour mot, et dans le même ordre. Sachez que vous pouvez ajouter des sous-chapitres, dès lors qu’ils sont en rapport avec le chapitre. L’idée est d’étoffer vos propos en apportant des précisions indispensables comme votre démarche QSE (Qualité, Sécurité, Environnement).

A noter :  Si aucune des parties ne prévoit de question sur la démarche RSE, intégrez-la dans un sous-chapitre du chapitre “méthodologie” ou “présentation de la structure” par exemple.

• Libre. Lorsqu’il s’agit d’une réponse non encadrée, reposez-vous sur les critères de sélection du dossier pour créer votre propre plan afin de répondre aux attentes de l’acheteur. Si seuls deux ou trois critères sont énoncés, ayez en tête que pour tout marché, l’acheteur devra être en mesure de connaître au minimum :
  • Votre structure, ses compétences, ses atouts et ses références,
  • Les moyens humains dédiés au contrat auquel vous répondez,
  • Les moyens techniques et matériels que vous déployez spécifiquement pour ce marché,
  • La méthodologie que vous proposez,
  • La démarche qualité, environnementale et sociétale (qse).

Bien entendu, selon le secteur d’activité, il est nécessaire de prévoir des chapitres complémentaires. Par exemple : si le marché concerne la distribution de fournitures, une partie est à consacrer aux articles et catalogue proposés.

Rendre attractif un mémoire technique

 Penser le contenu du document technique est primordial mais le rendre lisible et attractif en est une autre. Plusieurs conseils sont à suivre pour se donner toutes les chances d’être compris et lu par l’acheteur. Ayez en tête qu’il a un grand nombre de dossiers à parcourir ! Donner envie à l’acheteur de découvrir votre offre !

• Pas de paraphrase. L’acheteur a rédigé le cahier des charges. Il sait donc ce qu’il y a écrit. Il est donc inutile de reprendre des phrases entières du cahier des charges.
• Des phrases introductives. La lecture doit être agréable et fluide. Alors introduisez le sujet. Par exemple : “Conformément au CCTP, nous proposons : …”
• Être compréhensible de tous. Vous êtes expert dans un domaine technique précis mais ce n’est pas le cas de tous. Un acheteur doit souvent s’intéresser à des domaines très variés et ne peut être spécialiste de tous les secteurs. Alors soyez pédagogue et vulgarisez vos propos, vous n’en serez que mieux compris.
• Pas d’acronyme. Pour les mêmes raisons que précédemment. Chaque métier a son jargon mais nous n’y sommes pas tous familier. Alors mettez-vous dans la peau de quelqu’un qui ne connaît pas votre métier, ni les abréviations ou sigles qui composent votre quotidien.
• Des phrases courtes. Pour les motifs cités plus haut, des phrases courtes sont à privilégier. Pas de grandes “tirades” littéraires. Un sujet, un verbe, un complément. L’information n’en sera que plus lisible.
• Aérez votre texte : utilisez des sauts de lignes, des puces… Pour les mêmes raisons que précédemment.
• Illustrez vos propos. Ajoutez des tableaux, schémas, visuels, photos pour organiser et rendre plus lisible votre message. Donnez à voir à l’acheteur, ce que vous proposez comme solutions et quels sont vos avantages.
• Cohérence visuelle. Respectez votre charte graphique et utilisez des couleurs en lien avec elle. Et suivez-les tout au long du document. La lecture n’en sera que plus claire.
• Police identique. Une seule police est préférable pour uniformiser et montrer à l’acheteur que vous avez pris soin de remettre un document propre et réfléchi.
• Prévoir un sommaire. Cela permet à l’acheteur de retrouver les données facilement. Pensez au sommaire automatique sous Word !
• Un emballage sympa. Mettez une page de garde attractive qui donne envie. Comme un cadeau, l’important est certes ce qu’il y a à l’intérieur mais il faut donner envie de l’ouvrir. C’est mieux !
• Personnalisez votre réponse. Vous parlez à un acheteur précis, alors utilisez son logo et indiquez le nom de votre “futur” client dans votre mémoire technique ! Comme une lettre de motivation, la personne qui reçoit le dossier a envie que l’on s’adresse à lui.

A savoir. En moyenne, un mémoire technique compte entre 30 à 50 pages, sans compter les parties annexes. Si l’on prévoit 5 chapitres, nous pouvons imaginer entre 5 à 10 pages pour chacun. Pas de stress, vous verrez cela se remplit vite.

Nous vous guiderons sur ce qui est attendu dans chaque chapitre dans un prochain article. Alors à bientôt !