Pour répondre à tout marché public, la rédaction d’un mémoire technique est incontournable. Si sa structure est généralement laissée libre, il peut arriver que l’acheteur impose un cadre spécifique. Pourquoi cette contrainte et surtout, comment s’y conformer ?
Les acheteurs peuvent imposer des cadres à respecter pour le mémoire technique. Ce cadre est soit un document imposé par la collectivité qui exige que les renseignements y figurent en respectant la structure et l’ordre prévu, soit un plan imposé pour la rédaction du mémoire.
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Pourquoi cette exigence ?
Deux principales raisons motivent cette demande de l’acheteur :
- Pour assurer l’équité des chances entre les différents soumissionnaires. En standardisant les réponses, les acheteurs peuvent évaluer objectivement les offres.
- Pour uniformiser les réponses et ainsi faciliter l’évaluation des offres.
- Pour limiter le nombre de pages obligeant les répondants à synthétiser les informations et ainsi mieux cerner la force de chaque entreprise. Il est important d’avoir à l’esprit que sur certains marchés, l’acheteur peut avoir à lire jusqu’à plusieurs dizaines de mémoires techniques, autant lui simplifier la tâche et ainsi vous donner toutes les chances que votre entreprise soit perçue à sa juste valeur.
A savoir ❗Ne pas respecter ces cadres peut entraîner une perte de points, ou même, une non-lecture des pages qui dépasseraient la limite fixée. Alors mieux vaut suivre les recommandations pour être bien évalué.
Quelles typologies de cadre existent ?
Il existe différentes façons dont un cadre peut être imposé. L’acheteur peut exiger un format de document spécifique, un nombre de pages maximum, un ordre précis des sections ou même avoir des exigences de mise en forme telles que la police, la taille des caractères et les interlignes.
Pour respecter un cadre imposé, il est essentiel de bien comprendre ses spécifications. Voici quelques conseils pour s’y conformer tout en vous permettant d’être le plus précis et exhaustif possible :
📌 Cadre imposé et nombre de pages imposé
Deux options s’offrent à vous :
Première possibilité : en partant du document imposé
- Réorganisez votre mémoire technique de référence pour répondre aux exigences du cadre et intégrez les informations dans le document imposé, en conservant votre mise en page.
- Supprimez tous les visuels pour réduire le nombre de pages et privilégiez les tableaux pour condenser les informations. Le tableau présente un avantage considérable de par sa forme. Il peut accueillir une masse d’informations dans un espace réduit.
- Utilisez des annexes pour fournir des détails supplémentaires sans dépasser le nombre de pages autorisées. Ces informations complémentaires pourraient faire la différence !
Seconde possibilité : en partant de son mémoire technique de référence
Si vous avez, comme nous vous invitons à le faire (lire l’article ici), préparé un mémoire technique de référence pour gagner du temps lors de vos réponses aux marchés publics, vous pouvez le conserver.
- Réorganisez-le selon le plan du cadre imposé.
- Intégrez les informations manquantes demandées.
- Supprimez la page de garde propre à votre entreprise et à vos couleurs.
- Intégrez la page de garde du cadre à la place de la vôtre, et reprenez les intitulés de chaque chapitre et sous-chapitre du cadre pour les coller dans votre mémoire technique.
📌 Cadre imposé avec renvoi possible à un document
- Organisez votre mémoire technique de référence selon le cadre imposé pour faciliter la lecture de l’acheteur.
- Bien préciser à quel endroit l’acheteur peut retrouver les informations (numéro du chapitre, pages).
- Respectez l’ordre des sections pour optimiser la notation de votre offre. Il est important de comprendre que le commanditaire explore les réponses avec une grille de notation qui suit le cadre imposé. L’ordre des sections est donc crucial pour faciliter la notation et optimiser vos chances d’obtenir les meilleures notes.
📌 Plan de mémoire imposé
- Il suffit de réorganiser votre mémoire technique selon le plan imposé par l’acheteur.
- Assurez-vous de faire correspondre les informations du cadre avec celles de votre mémoire technique de référence.
Attention aux formats spécifiques
Dans certains cas, les acheteurs peuvent imposer des cadres au format Excel, qui ne sont pas adaptés pour du texte. Dans de telles situations, il est recommandé de demander une conversion en format Word pour une présentation plus adaptée au contenu textuel.
En conclusion, respecter les cadres de mémoire technique imposés par les acheteurs est essentiel pour maximiser ses chances de succès dans les appels d’offres publics. En comprenant les exigences et en organisant votre réponse en conséquence, vous pouvez présenter une offre claire, concise et conforme aux attentes de l’acheteur.
➠ Nous pouvons vous accompagner dans cet exercice, contactez-nous !