Vous maîtrisez votre métier mais comment donner à voir vos compétences, vos moyens humains et matériels, votre méthodologie et votre démarche QSE pour convaincre un acheteur public et faire la différence sur un marché ? Nous vous partageons ici quelques conseils complémentaires à notre premier volet “Le mémoire technique, la pièce maîtresse pour remporter un marché”.

Dans un précédent article “Le mémoire technique, la pièce maîtresse pour remporter un marché”, nous vous avions présenté les différentes possibilités de réponses techniques existantes (Cadre de Réponse Technique, plan imposé ou réponse libre). Nous vous avions également livré les premiers conseils pour les rédiger.

 Pour rappel, Le mémoire technique doit fournir les informations nécessaires et détaillées pour répondre aux besoins exprimés par l’acheteur public et ainsi obtenir la meilleure note afin d’être choisi.

 Aujourd’hui, nous vous confions les clés pour rendre votre mémoire technique attractif et faire la différence dès la première page !

Lecture Mémoire technique

La “Une”, reflet de votre entreprise

Comme l’habit, la page d’ouverture de votre mémoire technique ne fait certes pas le moine, mais elle donne une première impression de votre entreprise, alors autant qu’elle soit bonne.

Soignez la présentation et personnalisez-la. Elle doit contenir :

• Le logo de votre “futur client” aux côtés du vôtre.
• L’intitulé du marché et le numéro du lot auquel vous répondez.
• Un contact chez vous, en capacité de répondre à l’acheteur, si celui-ci a besoin de récolter des informations complémentaires rapidement.

Exemple : Affaire suivie par Rose Martin, rose@society.com, tel. 07 00 00 00 00.

• Et bien sûr, l’intitulé du document, à savoir : Mémoire technique.

A noter. Respectez votre charte graphique en utilisant les couleurs de votre logo pour personnaliser la première page comme les suivantes.

Conseil bonus. Utilisez toujours la même police et conservez-la dans tous les documents de la réponse.

Pour exemple :

Un sommaire claire et lisible

Après la première page, l’acheteur devra pouvoir compter sur le sommaire de votre mémoire technique. Comme dans tout document conséquent, cet outil est précieux pour celui qui vient y chercher une information. D’autant qu’il peut être amené à y revenir pour récolter de nouvelles données, comparer et bien sûr vous noter.

Autant lui faciliter la tâche en prévoyant un sommaire automatique aéré, avec des niveaux de lecture différents pour lui donner envie de lire le contenu de votre mémoire technique.

 Conseil bonus. Pensez à reprendre les intitulés présents dans le document de consultation. L’acheteur s’y retrouvera plus facilement.

Prévoyez par exemple des grands chapitres d’une couleur, pourquoi pas en majuscules, et des sous-chapitres d’une autre teinte, en minuscules.

A noter. Les couleurs comme la police utilisée doivent être en accord avec votre charte graphique. Veillez à les suivre tout au long du document. Aux yeux de l’acheteur, vous apparaissez ainsi comme cohérent et réfléchi ;  autant donner confiance dès le départ !

Le plan est posé et reflète votre argumentaire ainsi que la structuration de votre pensée. Rassurant pour celui qui sera peut-être demain votre client !

L’acheteur peut alors se lancer dans la lecture des différents points qui lui permettront de vous donner la meilleure note !

Donner envie, faciliter la lecture et gagner !

Dans le précédent article, nous vous avions expliqué les chapitres à prévoir quel que soit le cadre. Pour rappel :

• Votre entreprise, ses compétences, ses atouts et ses références,
• Les moyens humains dédiés au marché sur lequel vous vous positionnez,
• Les moyens techniques et matériels que vous déployez spécifiquement pour cette mission,
• La méthodologie que vous proposez,
• Votre démarche Qualité, Environnementale et Sociétale (QSE).

A noter. Selon le secteur d’activité, il est nécessaire de prévoir des chapitres complémentaires. Par exemple : si le marché concerne la distribution de fournitures, une partie est à consacrer aux articles et catalogues proposés.

Pour chaque rubrique, prenez soin d’expliquer ce que vous faites en ayant en tête de répondre aux questions : QUI, QUOI, COMMENT, QUAND.

Autrement dit :

• QUI : quelles personnes seront en charge de la mission prévue pour ce marché,
• QUOI : quelles seront leurs actions concrètement,
• COMMENT : avec quels moyens matériels ce sera exécuté.
• QUAND : les délais de réalisation

Attention au copier-coller ! Pensez à personnaliser votre discours. Au lieu d’écrire “pour le client” indiquez systématiquement le nom du donneur d’ordre. Et cela tout au long du document. Petit conseil : relisez vous!

Des “mini CV” uniformisés

Dans la partie dédiée aux moyens humains mis à disposition pour le marché auquel vous répondez, il est important d’homogénéiser les présentations des personnes qui vont travailler sur la mission. La trame doit être identique et homogène pour chacune d’entre elles et respecter la charte graphique de votre structure.

A noter. Il est préférable d’intégrer les CV directement dans le chapitre dédié aux moyens humains, excepté si le mémoire technique fait l’objet d’une limitation du nombre de pages. Ils peuvent alors se retrouver en annexes.

Attention ! Dans tous les cas, les CV doivent suivre la même présentation, avec des items identiques pour chaque collaborateur. L’acheteur peut ainsi mieux s’y retrouver et comparer les profils.

Pour le personnel d’encadrement, préciser :

• sa mission dans le cadre de l’exécution dudit marché auquel vous répondez,
• sa qualification/formation,
• son nombre d’années d’expérience,
• et bien sûr son nom et prénom,
• ainsi qu’une photo. Humaniser ses propos est toujours plus vendeur !

Pour le personnel d’exécution, le même niveau de détails est inutile. Dans un tableau, vous indiquez le nom et prénom bien sûr, mais aussi la qualification/formation, le nombre d’années d’expériences et ses compétences.

Si cela se justifie et si cela peut faciliter la compréhension du lecteur, un organigramme peut être intégré. Il se doit d’être synthétique pour simplifier les moyens mis en œuvre et ne pas alourdir vos propos.

Illustrer pour convaincre

Vous êtes spécialiste de votre métier mais ceux qui vous lisent peut-être moins. Ayez en tête qu’ils en ont plusieurs mémoires à consulter, alors leur faciliter la lecture est primordial.

Quoi de mieux que des tableaux, des illustrations et des visuels pour être lisible et compréhensible rapidement ! Autrement dit, privilégiez une présentation dynamique.

Si vous devez par exemple expliquer quels sont les véhicules déployés pour le contrat, un tableau, avec une colonne sur les points techniques, une pour le nombre de véhicules mobilisés et une autre avec des photos,  peut être un moyen simple et efficace de représenter les moyens qui seront mis en place.

A noter. Présenter uniquement les équipements utilisés pour le marché auquel vous répondez. Ce document réunit déjà maintes informations, autant se décharger de celles qui sont superflues. La présentation de votre flotte globale, vous l’aurez compris, est inutile.

Conseil bonus. Si parmi les moyens mis en œuvre vous devez donner à voir des logiciels par exemple, vous pouvez ajouter des copies d’écran de leur fonctionnalité et reprendre le principe du tableau précédemment évoqué.

Simplifier pour se faire comprendre

Nous avons expliqué l’importance des visuels afin d’aérer et simplifier la lecture. Bien sûr la rédaction compte et sachez que des phrases courtes sont le meilleur moyen de se faire comprendre. Courtes oui, mais aussi compréhensibles de tous ! Autrement dit, vulgariser vos propos, éviter les acronymes et simplifier le vocabulaire technique.

En résumé, mettez-vous à la place de l’acheteur pour rendre accessibles les informations qui lui permettront de vous donner la meilleure note et donc de vous sélectionner !

Et si vous souhaitez être convaincant et efficace dès le premier appel d’offres, nous pouvons vous accompagner dans l’élaboration du mémoire technique. Contactez-nous !