Pour se donner toutes les chances de gagner un marché public, se préparer le plus tôt possible est le meilleur moyen de réussir. En constituant votre dossier de référence en amont, vous vous assurez d’être prêt à répondre efficacement le moment venu.
Le délai de réponse à un marché public est souvent court, alors autant préparer tout ce qui peut l’être en amont, afin de se concentrer pleinement sur sa stratégie de réponse le moment venu. Cela augmentera vos chances d’obtenir la meilleure note pour remporter le marché. C’est pourquoi, nous vous recommandons de préparer le plus tôt possible un dossier de référence. Il vous servira de base à chaque appel d’offres et vous fera gagner un temps précieux.
Le dossier de référence est constitué d’un dossier de CANDIDATURE et d’un dossier d’OFFRE comme le dossier de réponse attendu.
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Le dossier de CANDIDATURE
Le dossier de CANDIDATURE de référence comporte les formulaires tels que le DC1 et le DC2, le dossier de capacités, DC4 pour le(s) sous-traitant(s), et les documents administratifs comme le Kbis ou les attestations juridiques. Ayez en tête que le jour J, ce dossier permettra à l’acheteur d’évaluer votre capacité à exécuter le contrat.
🔺Les DC1, DC2 et DC4 (dans le cas où vous faites appel de manière récurrente à un ou plusieurs sous-traitants) peuvent être pré-remplis. Ainsi, le jour où vous répondez à un marché, vous n’aurez plus que les intitulés du marché à préciser.
📣Rappel. Un DC4 et DC2 est à prévoir par sous-traitant (nous vous invitons à lire l’article à ce sujet ici). En cas de groupement, pensez à rédiger une convention de groupement type.
🔺Concernant le dossier de capacités, c’est la partie G1 du DC2 que vous pouvez présenter séparément. Il permet de justifier des moyens humains, matériels, financiers (chiffre d’affaires, effectifs…) dont vous disposez et de votre aptitude à exercer votre activité professionnelle, en présentant une liste de références et vos certifications comme Qualiopi, ISO 14001, ISO 9001, Qualibat…
🔺Les documents administratifs à inclure dans le dossier de CANDIDATURE sont le KBIS, les attestations URSSAF, les attestations de charges sociales, les assurances (y compris l’assurance décennale), les certifications obligatoires, les attestations de travail le cas échéant.
🖊️ A noter. En cas de sous-traitance ou de groupement, il est impératif de récupérer tous les documents des autres entreprises et de les mettre à jour régulièrement (tous les 6 mois, voire tous les 3 mois pour le KBIS).
📣Rappel. Pensez à inclure les pouvoirs de la personne habilitée à répondre au marché. Il est important de savoir que la personne qui détient la clé de signature doit avoir les pouvoirs nécessaires pour engager la société.
💡Conseil. Pensez à nommer tous les documents clairement avec le nom de votre entreprise, cela facilitera les éventuelles recherches. Par exemple : DC1_Entreprise, attestation URSSAF_Entreprise.
Étant plus simple à identifier, ce sera également un avantage pour l’acheteur. Double bénéfice !
Le dossier d’OFFRE de référence
Le dossier d’OFFRE de référence est constitué du mémoire technique de référence, des certifications des salariés nécessaires à la bonne exécution du marché (comme les formations amiante SS4 ou les CACES), de votre RIB, des fiches techniques (produits, matériaux…).
🔺Le mémoire technique de référence
Préparer un mémoire technique de référence vous permet de prendre le temps de le construire. Il vous fait gagner un temps considérable au moment de la réponse puisque vous n’aurez plus qu’à l’adapter au marché. Vous pouvez l’utiliser pour tous les marchés et toutes les formes de réponses, encadrées ou libres.
Pour rappel, le mémoire technique a pour vocation de convaincre l’acheteur de la cohérence et de la qualité de votre proposition. Nous vous invitons à consulter les articles dédiés à ce sujet ici et là. Vous y trouverez toutes les clés pour construire un mémoire technique solide et lisible.
💡Conseil. Vous pouvez d’ores et déjà travailler sur votre plan RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). Cela représente un atout qui peut faire la différence entre deux candidatures similaires. Nous vous invitons à lire l’article dédié à cet aspect ici.
🔺Les certifications des salariés
Vous devez joindre toutes les certifications de vos salariés pour prouver qu’ils sont en capacité d’exécuter le marché. Pour les certifications spécifiques comme l’amiante, une attestation est nécessaire pour chaque personne intervenant sur le marché. Les CACES ou permis requis pour l’exécution du marché doivent également être inclus.
🔺Le RIB
Le relevé d’identité bancaire (RIB) contient les coordonnées bancaires précises de votre entreprise qu’il faut joindre au dossier.
🔺Les fiches techniques
Pour les fiches techniques et les fiches de sécurité des produits et matériels, nous vous conseillons de les organiser par thème pour éviter de refaire le travail à chaque marché. Renommez-les de manière à ce qu’elles soient facilement identifiables.
💡Conseil. Nous vous suggérons d’inclure également au dossier de référence des documents récurrents comme une trame de planning ou des livrables utiles pour montrer votre professionnalisme et vos valeurs ajoutées. Si vous êtes un organisme de formation, vous pouvez ajouter vos supports pédagogiques et autres documents démontrant votre expertise et votre sérieux par vos process et méthodes de travail éprouvés.
Le fond et la forme
Ayez en tête la forme. Le contenu est bien entendu le plus important pour s’assurer de remporter un marché, mais la présentation compte également. Elle va faciliter la lecture de l’acheteur. Il trouvera plus facilement les informations nécessaires pour évaluer votre capacité à exécuter le marché et vous attribuer la meilleure note.
Tous les éléments du dossier que vous allez transmettre doivent être homogènes en termes de charte graphique, de couleur et de typographie. Une présentation claire et uniforme renforce l’image professionnelle de votre proposition.
Et bien sûr, assurez-vous, le jour J, que le dossier réponde aux exigences du marché et offre à l’acheteur toutes les informations nécessaires pour évaluer votre candidature de manière optimale.
En conclusion, préparer un dossier de référence en amont de votre réponse aux appels d’offres est une démarche essentielle pour gagner du temps et optimiser ses chances de succès. Ce dossier doit être conforme aux marchés publics, répondre précisément aux attentes de l’acheteur et être homogène en termes de charte graphique, couleur et typographie. La clé du succès réside dans la préparation, l’organisation et la mise en avant des éléments pertinents et différenciants.
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