Vous envisagez de répondre à un appel d’offres public ? Vous souhaitez connaître les éléments que vous allez devoir fournir ? La constitution de ce dossier de réponse correspond à la présentation de votre entreprise. Il doit valoriser les moyens et compétences qui vont être mis en œuvre pour répondre aux besoins de l’acheteur public.
Quelles sont les pièces nécessaires à une réponse à un appel d’offres public ?
La composition d’un dossier d’appel d’offres
Le dossier de réponse est constitué d’une partie administrative, La CANDIDATURE et d’une partie opérationnelle et financière, L’OFFRE :
- La CANDIDATURE permet à l’acheteur public de vérifier si vous disposez des capacités suffisantes pour répondre à ses besoins et de s’assurer que votre entreprise n’entre pas dans les critères d’exclusion du marché. La CANDIDATURE présente la situation juridique de votre entreprise, vos capacités économiques et financières ainsi que vos capacités techniques et professionnelles.
- L’OFFRE correspond à la réponse technique et aux compétences professionnelles que vous apportez pour répondre aux besoins et aux exigences de l’acheteur public.
Afin d’évaluer vos capacités, l’acheteur a la possibilité d’exiger un certain nombre de documents lui permettant de vérifier ses informations. La liste de ces éléments sont à retrouver dans les documents de consultation (DCE), et plus particulièrement dans le Règlement de consultation (RC), mises à disposition des candidats.
A noter : Afin de n’omettre aucun document et/ou élément, vous devez apporter une attention toute particulière aux informations fournis dans le RC et plus particulièrement aux critères de choix utilisés par l’acheteur public pour départager les offres.
Le conseil d’AOC : Quand vous répondrez à l’appel d’offres, commencez par boucler la partie administrative. Une fois les pièces remplies et rassemblées, vous aurez l’esprit plus libre pour rédiger le mémoire technique et renseigner les documents de prix.
La constitution de la candidature
Les pièces obligatoires dans un marché
Quel que soit le marché, le candidat doit fournir dans son dossier de candidature, les pièces suivantes :
- La déclaration sur l’honneur justifiant que votre entreprise n’entre pas dans l’un des critères d’exclusion au marché (via le DC1 ou le DUME)
- Les documents relatifs aux capacités économique, financière, technique et professionnelle de l’entreprise ainsi que son aptitude à exécuter le marché (via le DC2).
C’est également via la candidature que vous fournissez à l’acheteur les informations concernant vos co-traitants (en cas de groupement), sous-traitants et fournisseurs.
Les pièces pouvant être exigés par l’acheteur
Dans le but de mieux évaluer les capacités de votre entreprise et dans le cadre des listes fixées de la réglementation du code de la commande publique (R. 2143-11 et R. 2343-11), l’acheteur peut demander des renseignements et documents complémentaires :
Les éléments visant à évaluer vos capacités économiques et financières tels que :
- Bilans des 3 dernières années
- Déclaration de banque
- Attestations d’assurances
- Attestations sur l’honneur
Les éléments visant à évaluer vos capacités techniques et professionnelles :
- CV et qualifications des dirigeants, encadrants et intervenants
- Liste des travaux exécutés au cours des 5 dernières années, en rapport avec le marché
- Politique environnementale et sociétale
L’élaboration de votre offre
Le dossier d’OFFRE présente votre proposition technique et financière pour satisfaire pleinement les besoins exprimés par l’acheteur public dans son Dossier de Consultation des Entreprises (DCE).
La rédaction du mémoire technique
Votre offre technique repose principalement sur le mémoire technique. Ce document doit présenter votre organisation, adaptée et personnalisée en fonction des attentes formulées par l’acheteur dans son Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) et des critères d’analyse des offres renseignés dans le Règlement de Consultation (RC).
La rédaction de votre mémoire technique doit vous permettre de vous différencier de vos concurrents et de montrer à l’acheteur que vous avez pris en compte les points d’attentions indiqués dans le DCE. A vous de valoriser au maximum votre savoir-faire, vos méthodes de travail, votre expérience et votre compréhension des exigences de l’acheteur.
Les documents de prix
Pour la partie financière de votre offre, vous devrez compléter des documents financiers comme le BPU, le DQE ou le DPGF. Ils précisent les prix applicables qui permettront d’exécuter les prestations demandées.
N’oubliez pas d’apporter une attention particulière à ces documents qui serviront à l’acheteur pour évaluer votre offre financière.
Pour finir, certains éléments comme l’acte d’engagement ou différentes annexes peuvent vous être demandés afin de mieux comprendre votre proposition. N’hésitez pas à élaborer une checklist des documents à produire et identifier ceux à signer.